KOINNO unterstützt Sie auf Ihrem Weg im Innovation Procurement! Wir haben für Sie 10 Anregungen gesammelt, die Ihnen bei Ihrer Entwicklung zur innovativen Beschaffungsorganisation helfen.

Der wichtigste Tipp vorab: Versuchen Sie, das große Ganze in den Blick zu nehmen. Auch wenn Sie erst einmal mit kleinen Veränderungen starten, können Sie damit ein großes Ziel verfolgen. Die KOINNO-Erfahrung zeigt: Es ist gar nicht so einfach, sich zu entscheiden, an welcher Stelle man zuerst ansetzt. Einige Punkte können Sie selbst vielleicht gar nicht direkt beeinflussen, da sie anderswo in Ihrem Haus entschieden werden. 

Vielleicht beginnen Sie mit „kleinen“ Optimierungen Ihrer Beschaffungswerkzeuge (Nr. 10) – behalten Sie die anderen Ideen dabei im Hinterkopf, damit Ihre Bemühungen sich etablieren und nicht einzelne Pilotprojekte bleiben. Stellen Sie sich Ihre Organisation wie ein Spinnennetz vor – wenn man an einer Stelle zieht, beeinflusst es das gesamte Netz. 

Alles ist miteinander verbunden, und eine Veränderung an einer Stelle wirkt sich auf das Ganze aus. Es lohnt sich, Verschiedenes auszuprobieren und jede kleine Verbesserung auf dem Weg macht Ihre Beschaffungsorganisation ein Stück innovativer.

 

Nr. 1: Fangen Sie an!

Beginnen Sie mit kleinen Schritten: Durch eine sukzessive Umsetzung wird Ihr Weg zur innovativen Beschaffungsorganisation handlungsorientiert und greifbar. Starten Sie mit konkreten Maßnahmen, die leicht an individuelle Gegebenheiten angepasst werden können. So wird Ihre Organisation zukunftsfähig und innovativ aufgestellt. 

 

Nr. 2: Innovationskultur etablieren und fördern

Gemeinsames Ziel und Vision: Die innovative Beschaffung wird von der Leitungsebene unterstützt und gefördert.

  • Eine Beschaffungsstrategie (siehe Nr. 3) wird als Mittel zur Erreichung der übergeordneten Ziele begriffen und kommuniziert, z.B. Ressourceneffizienz.


Mitarbeitermotivation: Etablieren Sie auf allen Ebenen eine positive Fehlerkultur und belohnen Sie innovatives Denken.

  • Nutzen Sie Anreizsysteme, wie Auszeichnungen für erfolgreiche innovative Beschaffungen („Innovation schafft Vorsprung“) oder die Zahlung von Prämien an besonders leistungsstarke Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

     

Führung als Vorbild: Strategische Entscheider sollten Innovation aktiv fördern und Risiken mittragen.

  • Regelmäßige „Innovationsdialoge“ zwischen Führungskräften und Beschaffenden können helfen, Hemmnisse zu erkennen und zu beseitigen.

  • Legen Sie Wert auf gezieltes Risikomanagement statt Risikovermeidung um jeden Preis.

 

Kooperation stärken: Fördern Sie den Austausch zwischen Beschaffenden, Nutzenden Anbietern und Innovationsintermediären.

  • Organisieren und nutzen Sie Netzwerktreffen zwischen Anbietern, Innovationsintermediären wie KOINNO und anderen öffentlichen Verwaltungen.

    Beispiel: Ein „Innovationstag“ für Anbieter und Verwaltungen in Ihrer Region.

 

Nr. 3: Strategie entwickeln

Strategie festlegen: Erstellen Sie eine Beschaffungsstrategie, die Innovationsförderung explizit berücksichtigt.

  • Integrieren Sie eine Innovationsstrategie in Ihre Beschaffungsstrategie. Diese sollte klare Kriterien für innovative Ausschreibungen enthalten.

     

Vision entwickeln: Welche langfristigen Ziele sollen durch innovative Beschaffung erreicht werden? Beispiele: Nachhaltigkeit, Ressourceneffizienz, digitale Transformation.

  • Setzen Sie Workshops mit Führungskräften und Schlüsselpersonen auf, um eine gemeinsame Vision für innovative Beschaffung zu erarbeiten.

    Beispiel: „Bis zum Jahr XY soll jede zweite Beschaffung nachhaltige und innovative Aspekte integrieren.“

 

Nr. 4: Rahmenbedingungen schaffen

Ressourcen zuweisen: Stellen Sie finanzielle und personelle Mittel bereit, um Innovationsprojekte aktiv zu unterstützen.

  • Erstellen Sie ein Innovationsbudget und sichern Sie regelmäßige Finanzierung für Pilotprojekte.

    Beispiel: Reservieren Sie jährlich 5 % des Beschaffungsbudgets für innovative Projekte. Monitoren Sie auch die mittel- und langfristigen Kosteneinsparungen, die bei innovativen Prozessen möglich sind (s. auch Nr. 5).

     

Interdisziplinäre Teams aufbauen: Stellen Sie gemischte Teams für komplexe Projekte zusammen.

  • Beispiel: „Team Smart City“ für innovative Stadtentwicklung mit Mitarbeitenden/Experten aus den Bereichen Technik, Beschaffung und juristischen Abteilungen.

 

Nr. 5: Ziele definieren und ihre Erreichung nachhalten

Messbare Meilensteine setzen: Erhöhung des Anteils innovativer Produkte und Dienstleistungen, Reduzierung von Lebenszykluskosten.

  • Nutzen Sie Tools wie OKRs (Objectives and Key Results), um Fortschritte zu messen.

    Beispiel: „Bis Ende des Jahres XY sollen 10 % aller Ausschreibungen auf Grundlage von Lebenszykluskosten durchgeführt werden.“

     

Nutzen aufzeigen: Wie tragen Innovationen zur Verbesserung der Qualität und Effizienz öffentlicher Dienstleistungen bei?

  • Erstellen Sie Fallstudien oder Best-Practice-Beispiele, die den wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Nutzen von Innovationen aufzeigen.

 

Nr. 6: Kompetenzen und Ressourcen stärken

Sicherheit schaffen: Stärken Sie die Sicherheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Umgang mit den rechtlichen Rahmenbedingungen (z. B. Lebenszykluskostenanalyse, funktionale Leistungsbeschreibung, Innovationspartnerschaften, veränderte Wertgrenzen).

  • Bieten Sie Fortbildungen zu innovativen Beschaffungsmethoden, rechtlichen Rahmenbedingungen und Marktentwicklungen an.
  • Nutzen Sie das Schulungsangebot von Kompetenzzentren wie KOINNO für Fortbildungen zu Themen der innovativen Beschaffung.

     

Technologieeinsatz fördern: Nutzen Sie moderne Tools wie Lebenszykluskostenrechner oder digitale Vergabeplattformen.

  • Testen Sie digitale Tools wie KI-gestützte Marktanalysen oder Vergabeplattformen in Pilotprojekten.

 

Nr. 7: Integration und flexible Organisation

Flexible Organisation: Etablieren Sie ein durchgängiges Projektmanagement über Abteilungen hinweg für innovative Beschaffungsprojekte und die Ermittlung der Lebenszykluskostenrechnung von Kosten für Anschaffung und Nutzung.

 

Integration fördern: Binden Sie alle Stakeholder frühzeitig ein, um Akzeptanz und Verständnis für neue Ansätze zu sichern.

  • Nutzen Sie Kick-off-Workshops mit allen Beteiligten, um Verständnis für Innovationsprojekte zu schaffen.

 

Nr. 8: Digitalisierung nutzen

E-Vergabe einführen: Nutzen Sie elektronische Mittel für Ausschreibung, Kommunikation und Vergabeprozesse.

  • Integrieren Sie eine zentrale, zertifizierte Plattform, auf der alle Vergabeprozesse elektronisch abgewickelt werden können.

 

Innovative Technologien testen: Schaffen Sie Reallabore oder organisieren Sie Hackathons, um Lösungen in geschütztem Rahmen zu entwickeln und zu evaluieren.

  • Pilotieren Sie neue Ansätze wie Blockchain-basierte Nachverfolgung oder KI-gestützte Angebotsbewertungen.

    Beispiel: Test eines KI-Tools zur Analyse von Lieferantenangeboten.

 

Nr. 9: Methoden und Strategietools einsetzen

Lebenszykluskosten bewerten: Nutzen Sie Tools, um die Effizienz zu bewerten – auch über die Anschaffungskosten hinaus.

  • Verwenden Sie Tools, die die Wirtschaftlichkeit über den gesamten Lebenszyklus bewerten und bspw. auch Ersatzteile, Betriebskosten und Entsorgung einbeziehen. Der KOINNO-Lebenszykluskosten-Toolpicker hilft Ihnen bei der Auswahl des richtigen Tools für Ihre Analyse.

 

Markterkundung durchführen: Holen Sie frühzeitig Feedback aus dem Markt ein, z. B. durch Dialogverfahren oder Konsultationen.

  • Planen Sie Marktkonsultationen als festen Bestandteil vor größeren Ausschreibungen.

    Beispiel: Befragung von Anbietern zu innovativen Technologien im Gesundheitswesen.

    Nutzen Sie digitale Marktplätze wie den KOINNOvationsplatz,  Innovationswettbewerbe oder Reallabore, um Anbieter innovativer Lösungen zu erkunden und einzubinden.

    Greifen Sie für Informationen auf den KOINNO-Leitfaden Markterkundung zurück.

 

Innovationsfreundliche Tools einsetzen: Nutzen Sie Methoden und Strategietools, um Ihre Arbeit als innovative Beschaffungsorganisation zu steuern.

  • Beispiele: ABC-Analyse; Prognoseverfahren zur Ermittlung der zu erwartenden Effizienz/Leistungsfähigkeit von Produkten und Dienstleistungen (Forecasting); Kreativitätstechniken wie Brainstorming, Mind-Mapping, Ursache-Wirkungs-Diagramm etc. …

 

Nr. 10: Beschaffungswerkzeuge optimieren

Innovationsfördernde Verfahren nutzen: Fördern Sie innovative Angebote durch Ihre Vorgehensweise.

  • Formulieren Sie verstärkt funktionale Leistungsbeschreibungen, die Raum für kreative Lösungen bieten.

    Beispiel: „Wir benötigen ein System, das Energieverbrauch minimiert“ statt „Lieferung von Solarmodulen X.“

    Fördern Sie den Einsatz von Verhandlungsverfahren, Vorkommerzieller Auftragsvergabe oder Innovationspartnerschaft (KOINNO-Leitfaden Innovationspartnerschaft).

 

Standardisierte Vorlagen: Entwickeln Sie Ausschreibungsvorlagen, die innovative Kriterien berücksichtigen.

  • Erstellen Sie Muster für funktionale Leistungsbeschreibungen und Bewertungskriterien für innovative Lösungen.

 

Wertungssysteme anpassen: Erstellen Sie transparente Bewertungskriterien, die Innovationen begünstigen.

  • Gewichten Sie qualitative und innovative Aspekte stärker bei der Bewertung von Angeboten.

    Beispiel: „Innovationsgrad“ mit 30 % Gewichtung im Vergabeverfahren.

 

Tipp: Sie arbeiten schon an diesen Punkten? Dann sind Sie bereit für die KOINNO-Zertifizierung als innovative Vergabe- oder Beschaffungsstelle! Schon in der ersten Stufe erhalten Sie eine Auswertung, die Ihnen sofort Handlungsempfehlungen für Ihre Weiterentwicklung gibt. Das KOINNO-Angebot ist für Sie kostenfrei.

 

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