KOINNO sammelt Praxisbeispiele erfolgreicher innovativer öffentlicher Beschaffungen aus Auftraggeber- und Unternehmenssicht. Von Verhandlungsvergaben, Innovationspartnerschaften bis zur vorkommerziellen Auftragsvergabe (PCP) zeigen sie unterschiedliche Wege der Zusammenarbeit.

Die Praxisbeispiel zeigen anschaulich, wie innovative Produkte und Dienstleistungen erfolgreich in öffentliche Beschaffungsverfahren eingebracht werden können. Wir haben die wichtigsten Praxistipps für Unternehmen zusammengefasst. Im KOINNOmagazin ist dazu ein Artikel erschienen, den Sie hier herunterladen können.

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Aufbau von Referenzen

Bei der Bewerbung um öffentliche Ausschreibungen werden von den Bewerbern passende Referenzprojekte verlangt. Diese sind für den Auftraggeber ein Beweis dafür, dass der Anbieter den Auftrag umsetzen kann und ähnliche Aufgaben bereits gemeistert hat.

Um das erste Referenzprojekt aufbauen zu können und damit die ersten Türen zu öffnen, können Unternehmen z.B. nur eine Teillösung ihres Produktes oder ein Lizenzmodell anbieten. Diese kleineren Projekte mit geringeren Auftragswerten können von der ausschreibenden Stelle als Direktaufträge vergeben werden. Aufwand und Hürden sind erheblich verringert, weil der langwierige Ausschreibungsprozess und eine direkte Konkurrenzsituation ausbleiben. Dennoch können Unternehmen Erfahrungen und Referenzen sammeln. Insgesamt steigt dadurch die Chance für junge oder unerfahrene Unternehmen, größere Folgeaufträge zu gewinnen.

Bietergemeinschaft als Einstieg in den öffentlichen Sektor

Als Einstieg in den öffentlichen Sektor können Unternehmen auch als Teil eines Bieterkonsortiums oder als Unterauftragnehmer Erfahrungen sammeln. Das eignet sich besonders für junge Unternehmen, die größere Aufträge nicht allein leisten können und erste Referenzen sammeln möchten.

Proaktive und frühzeitige Kontaktaufnahme

Öffentliche Auftraggeber können nur ausschreiben, was sie kennen. Deshalb lohnt es sich für Unternehmen, frühzeitig auf sich aufmerksam zu machen und Auftraggeber über Ihre innovativen Lösungen zu informieren.

Nachvollziehbare Angebotsunterlagen

Die Angebotsunterlagen für öffentliche Ausschreibungen sollten die eigenen Lösungen, Preise und Preisstrukturen deutlich und leicht verständlich präsentieren. Datenschutz und andere Sicherheitsstandards sind ein hohes Gut im öffentlichen Sektor und sollten explizit erwähnt werden. Die Einzigartigkeit und der innovative Charakter des Produkts sollten klar hervorgehen, besonders im Vergleich zu marktüblichen Lösungen. Damit können öffentliche Auftraggeber das Angebot nachvollziehen und objektiv vergleichen.

Erfahrung und Routine

Die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen ist erst einmal zeit- und arbeitsintensiv. Darauf müssen sich Unternehmen und gerade Startups einstellen und diese Zeitpuffer in ihre Businesspläne aufnehmen. Mit der gewonnenen Erfahrung aus jedem weiteren Auftrag entwickeln sich Routinen, die den Ressourcenaufwand für eine Ausschreibungsbeteiligung zunehmend reduzieren können. Eine gute Information über Grundsätze und Bedürfnisse der öffentlichen Beschaffung ist die Basis für erfolgreiches Business Development im öffentlichen Sektor.

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