Die digitale Transformation stellt öffentliche Institutionen vor große Herausforderungen: IT-Systeme werden komplexer, Technologien entwickeln sich in rasantem Tempo und neue Anforderungen tauchen oft unvermittelt auf, wodurch es immer schwerer wird, ein Gewerk im Voraus zu beschreiben. In dieser dynamischen Umgebung stehen traditionelle Beschaffungsprozesse oft im Widerspruch zur Flexibilität, die moderne Softwareentwicklung verlangt.
Der Zeitpunkt der Vergabe ist häufig überschritten und die im Lastenheft definierten Anforderungen bereits veraltet. Dies hemmt nicht nur die Innovationskraft, sondern auch die Handlungsfähigkeit von Behörden, die mit veralteten IT-Systemen operieren müssen. Dabei stellt die Anwendung agiler Methoden in der öffentlichen Verwaltung – insbesondere bei der Vergabe – besondere Herausforderungen, aber auch große Chancen dar.
Um die Vorteile und Chancen agiler Methoden für die öffentliche Beschaffung nutzbar zu machen, bedarf es neuer kaufmännischer und fachlicher Ansätze, die eine flexible und dennoch verlässliche Abwicklung sicherstellen.
Einen möglichen Lösungsansatz für die öffentliche Vergabe bietet der „agile Festpreis”.
Anstatt einen festen Leistungsinhalt zu beauftragen, wird die Tätigkeit der agilen Entwicklung über einen Rahmenvertrag beauftragt. Teams, die sich flexibel an den fachlichen und technologischen Erfordernissen orientieren, entwickeln das Produkt in abgestimmten iterativen Sprints und Releases gemäß der Produktvision.
Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Umsetzung liegt in einer klaren Produktvision („das Was”), die das Ziel für das Projekt definiert. In einem Visionsworkshop werden die Kernanforderungen sowie das sogenannte Minimum Viable Product (MVP) erarbeitet – ein MVP ist die einfachste Version eines Produkts, die prototypisch nur die wichtigsten Kernfunktionen enthält.
Iterativ werden die entwickelten Ergebnisse in abgestimmten Zyklen vorgestellt, in Retrospektiven „Lessons-Learned” abgeleitet und in Form neuer Anforderungen in die nächste Planung adaptiert. Dieser iterative Prozess gewährleistet, dass sich das Projekt kontinuierlich an neue Erkenntnisse und Anforderungen anpassen kann, ohne den inhaltlichen und budgetären Rahmen zu sprengen.
Vorgehen in der Praxis:
- Visionsworkshop: In einem Workshop mit den relevanten Stakeholdern wird die Vision des Produkts erarbeitet. Daraus leiten sich die ersten Anforderungen für das MVP ab.
- Iteratives Anforderungsmanagement: Anstatt alle Anforderungen von Beginn an festzulegen, erfolgt eine schrittweise Definition in einzelnen Iterationen. Dies erlaubt es, flexibel auf fachliche und technologische Veränderungen im Projekt einzugehen, ohne den gesamten Plan zu verwerfen.
- Fortlaufende Optimierung und Erweiterung: Das Produkt wird iterativ erweitert, bis die vollständige Lösung erreicht ist. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf, sodass stets eine funktionierende Lösung vorliegt.
Fazit: Agilität kann ein Schlüssel zur erfolgreichen IT-Beschaffung sein!
Der agile Festpreis bringt eine Reihe von Vorteilen in der öffentlichen Vergabe mit sich: Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Planungssicherheit werden vereint, um innovative und zukunftsfähige Lösungen zielgerichtet zu entwickeln.
Agile Methoden in der Praxis anwenden
Sie möchten die Durchführung eines agilen Softwareprojekts erproben und dabei agile Methoden kennen- und anwenden lernen? Wir laden Sie ein, den Prozess aus Visionsworkshop, iterativem Anforderungsmanagement und fortlaufender Optimierung im Rahmen eines kostenfreien Beratungsprojekts zu durchlaufen.
Wenden Sie sich dazu gerne an unsere Informationsstelle unter Tel +49 6196/58 28-350 oder per E-Mail: info(at)koinno-bmwk.de