Welche Synergien gibt es zwischen Changemanagement und innovativer öffentlicher Beschaffung? Was zeichnet ein erfolgreiches Changemanagement aus und wie kann es in der Praxis gelingen? Unser Autor Sven-Steffen Schulz berichtet im Beitrag von seinen Erfahrungen.
Bedarfsträgerinnen und Bedarfsträger, öffentlich Beschaffende, KMU und Startups sowie politische Entscheiderinnen und Entscheider; das funktionierende Zusammenspiel zwischen allen Stakeholdern spielt eine entscheidende Rolle bei der Beschaffung von Innovationen im öffentlichen Sektor.
Aber trotz einer erfolgreichen innovativen Beschaffung, scheitern eine Vielzahl an Projekten in der späteren Anwendungund Umsetzung. Denn Innovationen und neue Prozesse werden nicht als Tagesgeschäft verstanden und Mitarbeitende bzw. KMU und Startups nicht so eingebunden, dass Sie den Prozess leiten oder umsetzen können.
Umso wichtiger ist es, verstärkt ein effektives Changemanagement in Verbindung mit innovativen Beschaffungsprozessen zu etablieren. Dies schafft eine dynamische Umgebung, die den Wandel erleichtert und gleichzeitig die Effizienz und Wirkung von öffentlichen Dienstleistungen verbessert.
Je erfolgreicher der Einsatz einer innovativen öffentlichen Beschaffung bei allen Beteiligten wahrgenommen wird, desto leichter fällt der Schritt hin zur nächsten Innovation.
Eine Herausforderung, welche in der Führung der Mitarbeitenden, in der Implementierung neuer Prozesse und für alle Mitarbeitenden selbst gemeistert werden muss.
Innovative öffentliche Beschaffung: Treiber für Veränderung
Ziel von Innovationen ist es, die eigene Leistungsfähigkeit zu steigern und/oder gleichzeitig Ressourcen effizienter zu nutzen, schneller und flexibler auf die sich verändernden Rahmenbedingungen reagieren zu können und letztendlich organisatorische Resilienz aufzubauen.
Allerdings bedeutet der Einsatz von Innovationen nicht, dass diese Ziele sofort mit der erfolgreichen Beschaffung erreicht werden. Im Gegenteil: im Moment der öffentlichen Beschaffung von Innovationen nimmt die Leistungsfähigkeit der Handelnden häufig für einen bestimmten Zeitraum erst einmal ab.
Schaubild: Entwicklung der Leistungsfähigkeit bei bestehenden Prozessen und Technologien und beim Einsatz von Innovationen.
Warum ist das so? Da es viele gute Mitarbeitende in der Verwaltung gibt, wurden diese im Laufe der Zeit immer effizienter in der Anwendung der bestehenden Prozesse und Technologien. Wie eine geölte Maschine funktioniert dies, und zwar so gut, dass „Neuanfänger“ mit einer neuen Technologie oder neuen Prozessen zu Beginn dieses Niveau nicht erreichen würden.
Erst über einen bestimmten Zeitraum, wenn die Anwendung und Prozesse mehrfach erprobt und angepasst wurden, kann die Innovation ihr Potenzial steigern, wird die Zusammenarbeit immer effizienter und führt somit zu einer höheren Leistungsfähigkeit als vorher.
Und damit dieser Übergang möglichst vorteilhaft verläuft, wird Changemanagement eingesetzt.
Changemanagement im öffentlichen Sektor: Ein Erfolgsfaktor
Changemanagement bezieht sich dabei auf die systematische Planung, Umsetzung und Bewertung der Veränderungen, um sicherzustellen, dass sie effektiv und nachhaltig sind.
Ein wesentlicher Fokus liegt auf allen beteiligten Personen. Denn alle Veränderungen haben etwas gemeinsam: Sie nehmen Einfluss auf die Gefühlswelt aller Betroffenen und somit indirekt auf die Leistungsfähigkeit der Organisation.
Im folgenden Schaubild ist diese Gefühlswelt bzw. die Entwicklung dieser Gefühlswelt im Zusammenhang mit der Leistungsfähigkeit einmal dargestellt:
Und vermutlich erkennt man bei der Betrachtung Parallelen, wenn man sich vergangene berufliche oder private Veränderungen vergegenwärtigt.
Denn häufig gehen Innovationen und Veränderungen mit einer Vielzahl an unterschiedlichen emotionalen Konflikten einher. Beispielsweise, wenn Mitarbeitende das Gefühl bekommen, die eigene Komfort-Zone verlassen zu müssen, dies aber nicht möchten.
Die Integration von Changemanagementpraktiken unterstützt dabei, Widerstände zu überwinden, Akzeptanz kontinuierlich zu fördern und letztendlich eine Kultur des Wandels zu etablieren.
Mitarbeitende werden aktiv in den Prozess einbezogen, klare Kommunikationswege geschaffen und sichergestellt, dass die Veränderungen mit den strategischen Zielen der Organisation in Einklang stehen.
Damit dies gelingt, wird das Changemanagement in vier Phasen unterteilt:
1. Analyse und Planung: Identifizierung von Herausforderungen, Chancen und den Bedürfnissen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ein detaillierter Plan, der klare Ziele, Zeitpläne und Ressourcenallokationen festlegt, ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Changemanagement.
2. Kommunikation: Transparente Kommunikation ist entscheidend, um Widerstand gegen Veränderungen zu minimieren. Mitarbeitende müssen verstehen, warum Veränderungen notwendig sind und wie sie sich auf ihre Arbeit auswirken werden. Offene Dialoge und regelmäßige Updates schaffen Vertrauen und fördern die Zusammenarbeit.
3. Umsetzung: Die Umsetzungsphase erfordert ein koordiniertes Vorgehen. Schulungen, Ressourcenbereitstellung und unterstützende Maßnahmen sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die neuen Prozesse erfolgreich annehmen können. Ein schrittweises Vorgehen ermöglicht eine reibungslose Integration neuer Arbeitsweisen.
4. Monitoring und Anpassung: Nach der Implementierung ist es wichtig, den Fortschritt zu überwachen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Das Feedback der Mitarbeitenden sollte ernst genommen werden, um kontinuierliche Verbesserungen sicherzustellen.
Eine gut geplante Veränderung, begleitet von Schulungen und klaren Richtlinien, ermöglicht es somit den betroffenen Personen, sich aktiv mit den neuen Anforderungen vertraut zu machen, in einem vertrauensvollen Rahmen ihre Fähigkeiten anzupassen, auf- und auszubauen und das Potenzial der Innovation nutzbar zu machen.
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Je mehr man sich dem Faktor Changemanagement widmet, desto mehr wird es zum Motor für nachhaltigen Erfolg in der innovativen öffentlichen Beschaffung.
Und wir wären nicht das KOINNO, wenn wir Sie nicht auch zum Thema Changemanagement in der öffentlichen Verwaltung umfangreich unterstützen würden!
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