Im August 2013 ist das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (E-Government-Gesetz, EGovG) in Kraft getreten, das den Einsatz von Informationstechnologien in der öffentlichen Verwaltung auf Bund-, Länder- und Kommunalebene unter Einbeziehung von Bürgern beschreibt. Es schafft die Voraussetzungen, um zeit- und ortunabhängige Verwaltungsdienste zu etablieren. Die elektronischen Abläufen sollen zu mehr Effizienz, Effektivität und Transparenz führen.
Ein Teilprozess betrifft den Empfang bzw. Versand und die Verarbeitung von Rechnungen (§4a EGovG). Die Umsetzungszeiträume hierfür sind jedoch sehr unterschiedlich. Während es für Bundesbehörden und –einrichtungen bereits seit November 2018 verpflichtend ist, ist die Umsetzung für Länder und Kommunen noch nicht festgelegt. Dennoch haben sich einige Institutionen bereits auf den Weg gemacht.
KOINNO-Praxisbeispiel: Einführung eines elektronischen Rechnungs-Workflows in der Verbandsgemeinde Höhr-Grenzhausen
Die Verbandsgemeinde Höhr-Grenzhausen hat im Vorfeld bereits einige Digitalisierungsprojekte wie Mängelmelder, Online-Bezahldienste und Online-Formularserver umgesetzt. Ein weiterer Schritt war die vollständige elektronische Verarbeitung von eingehenden und ausgehenden Rechnungen. Die hierfür notwendigen verhältnismäßig hohen Investitionskosten mussten erst durch die zuständigen Gremien bewilligt und im Haushaltsplan eingestellt werden. Ein weiterer zentraler Baustein war das Change-Management, da alle Mitarbeitenden zukünftig mit dem eingeführten System arbeiten sollten (-> KOINNO-Praxisbeispiel)
KOINNO-Praxisbeispiel: Medienbruchfreie vollelektronische Verarbeitung von Rechnungen im Deutsche Patent- und Markenamt (DPMA)
Das DPMA entwickelte als Pilotbehörde im Rahmen des Gesamtprojekts „eRechnung-Bund“ unter der Leitung des BMF und des BMI im Teilprojekt „Workflow ERP-Systeme / Anbindung anderer automatisierter Verfahren im HKR des Bundes“ das SAP-E-Rechnungs-Template des Bundes mit. Ziel war, eine automatisierte Weiterverarbeitung von E-Rechnungen in unterschiedlichen ERP-Systemen zu erreichen. Die größten Herausforderungen waren jedoch die Heterogenität der eingehenden Rechnungen und der dezentrale Rechnungseingang (-> KOINNO-Praxisbeispiel).
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BMI (2014): „Leitfaden Elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung“
BMI (2016): „Digitale Verwaltung 2020 - Evaluierungsbericht 2016“.