Die Organisation des Einkaufs in Warengruppen ist in der Privatwirtschaft mittlerweile gängige Praxis. Aber auch in der öffentlichen Beschaffung können die Vorteile des Warengruppenmanagements genutzt werden, welches Bestandteil für eine strategische Ausrichtung der Beschaffungsfunktion ist (→ Beitrag Strategische Beschaffung).
Die Organisation in Warengruppen ist ein wichtiger Bestandteil der strategischen Beschaffung
Beim Warengruppenmanagement handelt es sich um eine Organisationsform, bei der alle Artikel des Beschaffungsportfolios anhand gemeinsamer Merkmale in Gruppen zusammengefasst (sog. Warengruppen) und verwaltet werden. Der Vorteil liegt darin, dass nach innen und nach außen transparent ist, wer der richtige Ansprechpartner für bestimmte Bedarfe ist. Das fördert die frühzeitige Einbindung der Beschaffung in den Beschaffungsprozess (→ KOINNO-Toolbox).
Zudem können bei der Beschaffung Bündelungseffekte genutzt, Prozesse standardisiert und harmonisiert werden. Das spart Zeit und wertvolle Ressourcen, die dann woanders effektiver genutzt werden können. Für die volle Ausschöpfung dieser Vorteile ist eine Trennung der strategischen und operativen Beschaffungstätigkeiten ideal, wobei die operativen Aufgaben auch warengruppenunabhängig organisiert werden können.
Warengruppenmanagerinnen und -manager bauen Expertenwissen auf und setzen Warengruppenstrategien um
Jede Warengruppe wird von einem Warengruppenmanager geführt, der für die strategische Ausrichtung und Umsetzung zuständig ist. Das bedeutet, dass zuerst für jede Warengruppe eine entsprechende Warengruppenstrategie (→ KOINNO-Toolbox) abgeleitet werden muss. Inhaltlich kann dort die Definition und Bedeutung der Warengruppe im Verhältnis zu den anderen Warengruppen, der Marktüberblick, die Lieferantenstruktur und Maßnahmen zur Umsetzung der Strategie enthalten sein (→ BME-Leitfaden „Grundlagen des Einkaufs“).
All diese Aspekte können in sog. Warengruppen-Steckbriefen bzw. –Dossiers festgehalten werden, die dann auch neuen Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Grundlegend für das Warengruppenmanagement ist ein fundiertes Wissen über den Beschaffungsmarkt und mögliche Einflussfaktoren (→ KOINNO-Toolbox). Das damit verbundene Expertenwissen hilft insbesondere bei der Handhabung von schwierigen Marktsituationen.
Grundlage für diese Art der Beschaffungsorganisation ist die sinnvolle Einteilung der Warengruppen
Die Merkmale sollten so gewählt werden, dass die Beschaffung einen größtmöglichen Nutzen realisieren kann und dieser sowohl intern, als auch extern erkennbar ist. In der Privatwirtschaft spielen beispielsweise die Branche und die Unternehmensgröße eine Rolle, aber auch die Frage nach dem größten Wertbeitrag der jeweiligen Warengruppe.
Im KOINNO-Beratungsprojekt bei einem regionalen Energieversorgungsunternehmens aus Hessen wurde dazu die Methode des sog. Warengruppen-Portfolios angewendet, in dem die Haupt-Warengruppen an Hand der Kriterien „Komplexität der Beschaffung“ und „Bedeutung der Warengruppe“ eingeschätzt wurden.
Hierdurch wird deutlich, bei welchen Artikeln des Beschaffungsportfolios es sich um Strategische Materialien, Hebel-, Standard- und Engpassmaterialien handelt. Darauf aufbauend wurden Warengruppenstrategien und entsprechende Kennzahlen abgeleitet, um den Erfolg messbar zu machen (→ KOINNO-Praxisbeispiel).
„Das Warengruppenmanagement sollte auch in der öffentlichen Beschaffung ein strategischer Baustein sein, denn dadurch lassen sich die klassischen Vorteile nutzen: es können Bündelungspotenziale erschlossen und die Transparenz über einzelne Warengruppen innerhalb der Beschaffungsabteilung kann erhöht werden. Zudem können Innovationsziele in den Warengruppenstrategien verankert werden.“ Judith Richard, Projektmanagerin KOINNO
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