Die Vergaberechtsreform 2016 und insbesondere die Vorgabe, bis 2020 alle vergaberelevanten Prozesse der öffentlichen Hand zu digitalisieren sowie die eher knappen Kassen führen dazu, dass der Bund, die Länder und Kommunen ihre Prozesse überdenken und neu ausrichten müssen.
Dabei kann die öffentliche Beschaffung eine zentrale Rolle spielen, die im Idealfall alle Waren und Dienstleistungen wirtschaftlich, qualitativ hochwertig und vergaberechtskonform zur richtigen Zeit bereitstellt. Was sich in der Privatwirtschaft bereits durchgesetzt hat, wird nun auch in der öffentlichen Verwaltung spruchreif: die Veränderung hin zur strategisch ausgerichteten Beschaffung.
Die strategische Beschaffung übernimmt vor allem langfristige Aufgaben
Meist sind die öffentlichen Beschaffungsstellen operativ ausgerichtet und sind zentrale Anlaufstellen für Bestellungen, Rechnungen und die interne Verteilung der bestellten Waren. Somit werden vorwiegend administrative und ausführende Einkaufstätigkeiten übernommen. Dabei kommen wichtige, insbesondere strategische Aufgaben zu kurz. Hierzu zählt die Markterkundung und –recherche im Vorfeld einer Beschaffung, mit der marktrelevante Informationen gesammelt werden können, um ein besseres Verständnis der Anforderungen zu erhalten ( → KOINNO-Toolbox).
Zu den strategischen Aufgaben gehört ebenfalls das Verhandeln von Rahmenverträgen, vor allem von Standardprodukten, die ein geringes Innovationspotential und dementsprechend weniger komplex sind. In diesem Zuge bietet es sich an, diese Produkte den Bedarfsträgern in einem Online-Katalogsystem zur Verfügung zu stellen, wie es bspw. die Emschergenossenschaft/ Lippeverband (→ KOINNO-Praxisbeispiel) getan haben. Bei welchen Waren und Dienstleistungen es sich um Standardprodukte handelt, lässt sich im Rahmen eines umfassenden Warengruppenmanagements beantworten.
Hier können ebenfalls einzelne Strategien für unterschiedliche Warengruppen erarbeitet werden (→ KOINNO-Toolbox). Demnach nimmt die strategische Beschaffung langfristige Aufgaben wahr, die sich nach strategisch-politischen Zielen und nach den Zielen der Beschaffungsstrategie (→ KOINNO-Toolbox) richten.
Strategisch bedeutet eine frühzeitige Einbindung bereits bei der Bedarfsentstehung
Damit die Beschaffung strategisch agieren und ihre Aufgaben wahrnehmen kann, muss sie frühzeitig eingebunden werden (→ KOINNO-Toolbox). Ideal ist eine Einbindung vor der Festlegung des endgültigen Budgets, da dann hinreichend Zeit für ein ganzheitliches Projektmanagement bleibt (→ KOINNO-Toolbox). Das heißt, Gespräche mit den Bedarfsträgern, allen relevanten Stakeholdern und potentiellen Bietern geführt sowie die Anforderungen und Ziele festgelegt werden können.
Dies ist vor allem der Fall, wenn komplexe Beschaffungsvorhaben unter Berücksichtigung von strategischen Zielen wie Innovation und Nachhaltigkeit durchgeführt werden sollen. Es hat sich zudem gezeigt, dass eine strategische Beschaffung Kosten einsparen, Lieferanten reduzieren und somit effizient arbeiten kann, wie das preisgekrönte Projekt der Berliner Stadtreinigung (BSR) von 2018 verdeutlicht. (→ KOINNO-Praxisbeispiel).
Weitere Beispiele finden Sie unter www.koinno-bmwi.de/praxisbeispiele
Konsolidierung des Einkaufs beim Landschaftsverband Rheinland (LVR)
Zentrale und dezentrale Beschaffungsprozesse an der Universität Leipzig
Neustrukturierung des Einkaufs in der Freien und Hansestadt Hamburg
Steigerung des Stellenwerts des Einkaufs in der Stadt Solingen
Quellen: