Zum 27.11.2020 ist die Lieferantenverpflichtung zur Abgabe von E-Rechnungen auf Bundesebene in Kraft getreten. Zuvor endete am 18.04.2020 die Umsetzungsfrist für die Länder zum Empfang der elektronischen Rechnungen. Ausgangspunkt hierfür war die europäische Norm für elektronische Rechnungen, welche im Oktober 2017 von der Europäischen Kommission verabschiedet wurde.
Grundsätzlich gelten die vom Bund veröffentlichen Verpflichtungen ausschließlich für Bundesbehörden und ggf. Mittelempfänger des Bundes. Die Länder haben eigene E-Rechnungsgesetze und -verordnungen erlassen, in denen definiert wird, was eine E-Rechnung ist und wie diese vom Rechnungssteller einzureichen ist.
Technische Voraussetzungen allein reichen nicht
In den Bundesbehörden müssen Lieferantenrechnungen seit dem 27.11.2020 auf digitalem Wege angenommen werden. Dies betrifft Rechnungsbeträge ab 1.000 Euro und gilt für alle Lieferanten. Es ist nicht allein damit getan, dass die öffentlichen Auftraggeber digitale Rechnungen annehmen können. Sie müssen die Annahmeverpflichtung auch entsprechend umsetzen.
Hierfür gibt es verschiedene Wege, indem bspw. über das eigene Lieferantenportal den Lieferanten die Möglichkeit geboten wird, X-Rechnungen zu erstellen und hochzuladen. Oder die Rechnungen werden von den Lieferanten über das PEPPOL-Netzwerk übermittelt.
PEPPOL steht für „Pan-European Public Procurement OnLine“. Im Jahr 2008 wurde dieses Netzwerk als Testprojekt der europäischen Kommission gegründet, um elektronische Formate mit Behörden auszutauschen. Die E-Rechnungsplattform „ZRE Bund - Zentraler Rechnungseingang des Bundes“ ist ein weiterer Weg. Die Übermittlung der Rechnung in einem lesbaren Datenformat über E-Mail ist ebenfalls weiterhin möglich.
Eingangsrechnungen elektronisch empfangen und verarbeiten
E-Rechnungen müssen revisionssicher im Dokumentenmanagementsystem archiviert werden können. Bevorzugtes Rechnungsformat hierfür ist ein strukturiertes Datenformat (X-Rechnung, EDI, XML), in welchem die Rechnungen ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, so dass die automatische Verarbeitung auf elektronischem Weg möglich ist. Hybride Datenformate wie ZUGFeRD und PDF/A-3 sind ebenfalls möglich. Mit den PDF/A-3-Format können lesbare Daten im XML-Format hinterlegt und als archivtaugliche PDF-Rechnung abgelegt werden. Eingescannte Dokumente als TIF-/JPG-Datei oder PDF als Bild werden hingegen nicht mehr akzeptiert.
Lieferanten aufklären und bei der Umsetzung unterstützen
Die aktive Lieferantenansprache bewährt sich auch in diesem Fall. Am besten werden die Lieferanten frühzeitig vor Vertragsabschluss über das Prozedere zur E-Rechnung eingehend informiert und bestmöglich bei der Umsetzung unterstützt. Hierfür kann bspw. der Zugang zu einem Testportal gewährt oder Informationsmaterial mit hilfreichen Links zur Verfügung gestellt werden.
Zusätzlich sollten die Bedingungen zur Rechnungsstellung unbedingt in Aufträgen und Verträgen als Klausel verankert werden. Letztlich müssen aber die öffentlichen Auftraggeber sicherstellen, dass sie mit Lieferanten zusammenarbeiten, welche die Lieferantenverpflichtung zur ordnungsgemäßen E-Rechnungsstellung auch einhalten.
Wenn ein Kaufvertrag zustande gekommen ist, muss die Rechnung auch bezahlt werden. Die schuldrechtliche Verpflichtung zur Zahlung der Rechnung ist nicht aufgehoben. Daher sind Kulanzregelungen in einer Übergangszeit sinnvoll, allerdings mit dem Ziel, dass die Lieferanten ihre Rechnungsstellung zeitnah gemäß der E-Rechnungsverordnung anpassen.
Ein Umdenken auf beiden Seiten ist gefragt, sowohl bei den öffentlichen Auftraggebern als auch bei den Lieferanten, die eigenen Geschäftsprozesse auf ihr Digitalisierungspotenzial hin zu prüfen und nach und nach auf eine medienbruchfreie elektronische Abwicklung umzustellen.
Das könnte Sie auch interessieren:
Offizielle Website des Bundes zur E-Rechnungsverordnung des Bundes
Standard X-Rechnung
IT Planungsrat
KOINNO-Praxisbeispiele:
Einführung der E-Rechnung im deutschen Patent- und Markenamt
Einführung der E-Rechnung in der Verbandsgemeinde Höhr-Grenzhausen