Der Einkauf innovativer Produkte, Dienstleistungen und Lösungen gelingt am besten, wenn in Ihrer Institution alle an einem Strang ziehen. Diese Erfahrung hat sich während des Austauschs zwischen öffentlichen Auftraggebern auf den vielen KOINNO-Veranstaltungen in den vergangenen Jahren immer wieder bestätigt. Auch in den KOINNO-Beratungsprojekten erleben wir, wie wichtig es ist, alle Beteiligten im Beschaffungsprozess einzubinden.
Das bedeutet, dass nicht nur die Abläufe in der Vergabestelle selbst auf innovative Beschaffung abzielen, sondern dass auch alle übrigen an der Beschaffung beteiligten Personen einbezogen werden. Dabei sind die Bedarfsträger besonders wichtig, die die Produkte oder Dienstleistungen für ihre tägliche Arbeit brauchen oder sie z.B. für externe Nutzer (etwa Bürgerinnen und Bürger) beschaffen müssen.
Innovative Beschaffung von Anfang an
In der Idealvorstellung sind die Grundsätze und Ziele der innovativen öffentlichen Beschaffung in Ihrer gesamten Institution so verinnerlicht, dass sie von Beginn an – also von der Bedarfsentstehung und ersten Überlegungen bei den Bedarfsträgern an – mitgedacht werden und Sie als Experten für die Beschaffung möglichst früh einbezogen werden. Bleiben Sie im Gespräch, auch wenn es nicht immer rund läuft! Gute Zusammenarbeit braucht regelmäßige Kommunikation zwischen Vergabestelle und Fachabteilung. Arbeiten Sie gemeinsam daran, die Bedarfe noch genauer und innovationsfreundlicher zu formulieren, um am Ende auch das beste Beschaffungsergebnis zu erzielen.
Nützliche Hilfestellungen für Fachabteilungen: E-Learning für Bedarfsträger
KOINNO unterstützt Sie in diesem Austauschprozess. So können Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen in den Fachabteilungen z.B. unser E-Learning für Bedarfsträger empfehlen. Fachabteilungen können sich hier über Grundzüge der innovativen Beschaffung, Basiswissen über den Vergabeprozess und ihren Beitrag zur Leistungsbeschreibung informieren. Streuen Sie diese Information gern! Möglicherweise kann Ihre Institution das E-Learning in den Einarbeitungsprozess für neue Mitarbeitende und potenzielle Bedarfsträger integrieren?
Muster: Zusammenarbeit Einkauf und Fachbereich
Auch niedrigschwellige Informationen, z.B. im Intranet, sind für Bedarfsträger sehr hilfreich. Ein kurzer Leitfaden zur optimalen Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Fachbereich kann Ihren Kolleginnen und Kollegen dabei helfen, sich auf das Vergabeverfahren vorzubereiten und innovativer einzukaufen.
Insbesondere in Institutionen mit hoher Mitarbeiterfluktuation kann ein solcher Leitfaden Wissen über Abläufe vermitteln, als „Nachschlagewerk“ zu unterschiedlichen Vorgehensweisen je nach Beschaffungswert dienen und damit Entlastung für Ihre Beschaffungsstelle schaffen. Sie können das Muster hier herunterladen und die Hinweise und Wertgrenzen für Ihre Institution und Ihr Bundesland anpassen.
Zum Muster „Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Fachbereich“
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