Künstliche Intelligenz ist ein Buzzword, das aktuell in vielen Kontexten diskutiert wird. Die technologischen Entwicklungen und die potentiellen Anwendungsmöglichkeiten sind bisher jedoch weder in der Industrie, noch in der öffentlichen Verwaltung bzw. Beschaffung klar. Dennoch gibt es einige Hinweise, in welchen Bereichen sich der Einsatz von KI bewähren könnten, sowie erste Anwendungsfälle.
Was ist Künstliche Intelligenz?
Künstliche Intelligenz (KI) wird in vielfältigen Kontexten diskutiert: in der Industrie, aber auch in der Politik und in der öffentlichen Verwaltung. Dabei ist oftmals unklar, was KI eigentlich ist und wo sie angewendet werden kann.
Das Verständnis in der Öffentlichkeit und in der Wissenschaft geht weit auseinander. Viele verbinden mit dem Begriff KI autonome Systeme wie bspw. für selbstfahrende Autos oder die intelligente Suche nach dem optimalen Weg von A nach B. Einige verbinden damit Empfehlungen für den nächsten Einkauf, die in Form von Online-Werbung beim Surfen im Netz angezeigt werden. Wieder andere denken dabei an die automatische Gesichtserkennung auf Bildern und in Videos.
All das kann KI sein, wobei die potentiellen Anwendungsmöglichkeiten auf Grund der beständigen technischen Weiterentwicklungen noch längst nicht ausgeschöpft sind. Insofern ist eine abschließende Definition, was KI ist derzeit nicht möglich. Grob lässt sich dennoch sagen, dass KI ein Teilgebiet der Informatik ist und als Überbegriff für verschiedene Technologien und Methoden fungiert. Gemeint sind IT-Systeme, die selbstständig effizienter als der Mensch Probleme interpretieren, lösen und von diesem Prozess lernen (NEGZ (2018)).
Welche Einsatzgebiete gibt es in der öffentlichen Verwaltung und damit auch in der öffentlichen Beschaffung?
„Künstliche Intelligenz zeigt beispielhaft, worin die Digitalisierung für den öffentlichen Sektor besteht bzw. bestehen könnte“, erklärt Prof. Dr. Michael Eßig, Leiter des Lehrstuhls für Allgemeine Betriebswirtschaftslehre, Beschaffung und Supply Management der Universität der Bundeswehr München. „Zum einen der Aspekt des „Lernens“, d.h. die Fähigkeit IT-basierter Systeme, sich selbst zu verbessern, und zum anderen, die dafür notwendigen Daten nicht nur aus klassischen Computersystemen, sondern aus der Vernetzung praktisch aller uns umgebenden Produkte und Systeme (sog. „Internet der Dinge“/IoT) zu gewinnen bzw. zu nutzen. Das bedeutet, dass wir mit KI nicht nur – wie bislang auch schon – operative Bestellprozesse automatisieren können, sondern zum ersten Mal auch strategische Beschaffungsaufgaben digitalisiert werden könnten.“
Ein Chatbot als praktisches Anwendungsbeispiel für die öffentliche Verwaltung
Bei den mit KI in Verbindung stehenden Technologien und Methoden handelt es sich um sog. Querschnittstechnologien, d.h. sie können auf unterschiedliche Kontexte angewendet werden. Die Frage, in welchen Bereichen sie in der öffentlichen Verwaltung sinnvoll werden können, wird aktuell unter anderem im Co.Lab „Künstliche Intelligenz in Kommunen“ (à zur Pressemeldung der Auftaktveranstaltung) erarbeitet, bei dem KOINNO mitwirkt.
Wie KI bereits heute in der öffentlichen Verwaltung Anwendung findet, zeigt z.B. der Virtuelle Bürgerassistent „Frag-den-Michel“ in der Freien und Hansestadt Hamburg. Um den Bürgern über Büroschluss hinaus die Möglichkeit zu geben, Antworten auf ihre Fragen und Anliegen zu bekommen, wurde ein Chatbot entwickelt, der 24/7 im Einsatz ist. Ein Kernelement der Software ist, dass sie bei jeder Anfrage hinzulernt und sich dadurch kontinuierlich weiterentwickelt (àKOINNO-Praxisbeispiel).
Die Anwendungsmöglichkeiten für KI in der öffentlichen Beschaffung sind noch unklar
„Tatsächlich reden wir ja bereits seit Jahren und Jahrzenten von der Digitalisierung auch in der öffentlichen Beschaffung. IT-Systeme kommen spätestens seit den 1970er und 1980er Jahren zum Einsatz, in den 2000er Jahren begann dann die große Diskussion um Electronic Business und in diesem Zusammenhang um Electronic Procurement (E-Procurement)“, resümiert Prof. Dr. Eßig. „Dennoch sind die Anwendungsmöglichkeiten von KI für die öffentliche Beschaffung noch weitgehend unerschlossen.“
Ein Blick in die Privatwirtschaft gibt erste Hinweise: Ein eindeutiges Anwendungsfeld ist dort die Aufbereitung und Analyse von Daten, um fundierte und strategische Entscheidungen treffen zu können. Voraussetzung hierfür ist, dass die Daten verfügbar sind und IT-gestützt in einem Dashboard individuell aufbereitet werden.
Dies hat der Preisträger von 2018 des BME/ BMWi-Awards „Innovation schafft Vorsprung“ als Teil seiner strategischen Beschaffung etabliert (-> KOINNO-Praxisbeispiel). Auf einer solchen Grundlage können öffentliche Beschaffer strategisch wichtige Entscheidungen treffen und ihre eigene Performance nachvollziehen (Benchmark) (-> KOINNO-Toolbox).
KI kann aber auch bei der Analyse bestehender und potentieller Lieferanten bzw. Bieter hilfreich sein. Bei Vorliegen von systematisch aufbereiteten Daten zu Lieferanten- bzw. Bietern und ihren Produktportfolios kann dies die Auswahl von Bietern für bspw. Verfahren mit Teilnahmewettbewerben vereinfachen. „Denkbar sind weiterhin „Verhandlungsbots“, die automatisiert zwischen Lieferant und Abnehmer (Preis-)Verhandlungen führen, aus denen sie selbst lernen“, ergänzt Prof. Dr. Eßig.
Vorstellbar ist auch die Analyse von Ausschreibungs- und Vertragsdaten (Dokumentenanalyse). Von der Anwendung profitieren vor allem Vergabestellen, da strukturierte Daten aus einem Dokumenten-Management-System (DMS) nach bestimmten vorher festgelegten Kriterien analysiert und bewertet werden können.
Dies sind nur einige Beispiele für mögliche Anwendungsfälle Künstlicher Intelligenz, die schon heute Realität werden könnten. Da die Entwicklung noch nicht abgeschlossen ist, werden die nächsten Jahre zeigen, welche weiteren Potentiale es für KI in der öffentlichen Beschaffung noch gibt.
„KI kann die nächste Stufe der Digitalisierung sein und einen Beitrag dazu leisten, nicht nur operativ, sondern im strategischen Beschaffungs- und Vergabemanagement zu wirken – ein Aspekt, den wir bislang so nicht kannten“, zieht Prof. Dr. Eßig Bilanz. „Öffentliche Einkäufer sollten diese Technologietrends zumindest verfolgen, um zu prüfen, ob sie einen echten Mehrwert für öffentliche Beschaffungsprozesse liefern können“.
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