Was in Unternehmen aus der Privatwirtschaft mittlerweile als fester Bestandteil etabliert wurde, hat sich in öffentlichen Institutionen noch nicht flächendeckend durchgesetzt: die regelmäßige Erhebung und Auswertung von Einkaufskennzahlen. Dabei können die Erkenntnisse daraus enorm hilfreich für die Steuerung der Einkaufsaktivitäten sein.
Obwohl der Einkauf in den letzten Jahren einen höheren Stellenwert erlangt hat, ist es nach wie vor wichtig, seinen Beitrag zu dokumentieren, Erfolge zu messen, aber auch Schwachstellen zu identifizieren und steuernd einzugreifen. Dies gilt gleichermaßen für privatwirtschaftliche Unternehmen wie für öffentliche Institutionen. Die Auswertung von Kennzahlen soll es ermöglichen, Maßnahmen abzuleiten, die zur Steuerung, Planung und Analyse der Einkaufsaktivitäten dienen.
Mithilfe von Einkaufskennzahlen Entwicklungen frühzeitig erkennen
Unter einer Einkaufskennzahl versteht man eine Zahl, die regelmäßig gemessen wird, um Entwicklungen innerhalb des Einkaufs darzustellen und die als Grundlage zur Steuerung der Einkaufsorganisation dient. Kennzahlen setzen in der Regel zwei Größen zueinander in Bezug und sind Gradmesser der Zielerreichung. Dabei existieren unterschiedliche Stufen von Kennzahlen mit unterschiedlichen Aussagen. Top-Kennzahlen werden z.B. im Rahmen eines Reportings an die Führungsebene berichtet, reine Informations-Kennzahlen der internen Information der Einkaufsabteilung dienen. Eine kontinuierliche Erhebung von Kennzahlen ist nur für Faktoren sinnvoll, die steuerbar beziehungsweise beeinflussbar sind.
Damit Kennzahlen eine hohe Aussagekraft haben, müssen diverse Anforderungen erfüllt sein.
Kennzahlen sollten
- nachvollziehbar,
- transparent,
- leicht ermittelbar,
- konsistent,
- einheitlich
- und vergleichbar sein.
Die Gefahr von Fehlinterpretationen muss bereits bei der Definition der KPIs berücksichtigt werden. Für jede Kennzahl sollte ein Zielwert oder zumindest eine Zielrichtung definiert werden, damit eine Soll-Ist-Analyse durchgeführt und entsprechende Maßnahmen zur Zielerreichung abgeleitet werden können.
In der Praxis erfolgt je nach Kennzahl eine wöchentliche, monatliche, quartalsweise oder jährliche Betrachtung. Welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Erhebung der Kennzahlen beteiligt werden sollen, ist ebenfalls abhängig von unterschiedlichen Faktoren, wie z.B. der Unternehmensgröße.
Auf das richtige Kennzahlen-Set kommt es an
Doch welche Kennzahlen sollte man überhaupt regelmäßig erheben? An wen berichtet man die Entwicklungen? Und wie gelingt eine einheitliche Auswertung und Interpretation über alle Einkaufsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter?
Es empfiehlt sich, ein festes Set an Kennzahlen zu definieren, die sogenannten KPIs (=Key Performance Indicators). Dieses sollte sinnvollerweise nur solche Kennzahlen enthalten, nach deren Auswertung auch tatsächlich Erkenntnisse und Maßnahmen für die Einkaufsabteilung abgeleitet werden können. Zur besseren Übersichtlichkeit können die Kennzahlen in Cluster eingruppiert werden.
Traditionell wird die Einkaufsleistung eher anhand operativer Kennzahlen beurteilt. Strategische Entwicklungen sollten allerdings keinesfalls außer Acht gelassen werden. Auch im öffentlichen Beschaffungswesen kann es beispielsweise interessant sein, den Automatisierungsgrad (zum Beispiel elektronische Kataloge) zu erheben und zu analysieren, welcher Anteil aller Beschaffungen über elektronische Kataloge abgewickelt wird.
Welche Kennzahlen erhoben und in ein System integriert werden, hängt von der Entscheidung des einzelnen Hauses ab. So ist vorstellbar, dass es ein Set von „Basis-Kennzahlen“ gibt, die immer erhoben werden. Darüber hinaus ist es abhängig von der Zielsetzung, z.B. Innovation, Nachhaltigkeit oder Digitalisierung, welche Kennzahlen zusätzlich erhoben werden sollen.
Fehlinterpretationen und Auswertungsfehler vermeiden
Um eine hohe Aussagekraft der Kennzahlen tatsächlich gewährleisten zu können, ist es wichtig, dass diese richtig ausgewertet und von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf die gleiche Weise interpretiert werden. Beides wird erreicht, indem eine klare Definition der Kennzahlen existiert sowie eine exakte Beschreibung, welche Daten in die Auswertung einfließen.
Wie wäre es also, wenn Sie für jede Ihrer KPIs einen Steckbrief anlegen, der für alle Mitarbeiter einsehbar ist? Dieser kann z.B. die folgenden Informationen enthalten:
- Zielsetzung
- Beschreibung der Kennzahl
- Messgröße/Berechnung/Formel
- Quelle/Herkunft der Daten
- Verantwortlichkeit
- Zielgruppe
- Frequenz
Zur besseren internen Vermarktung sollten die Leistungen des Einkaufs durchaus innerhalb des Hauses kommuniziert werden. Hierzu empfiehlt es sich, ein geeignetes Reporting-System aufzubauen und sich im Vorfeld folgende Fragen zu beantworten:
- Adressaten: An wen soll berichtet werden (Geschäftsführung, Bedarfsträger)?
- Inhalt: Welche Informationen sind für die jeweiligen Adressaten relevant?
- Form: In welcher Form soll das Reporting aufgebaut sein (Excel, Dashboard)?
- Turnus: Wie oft soll das Reporting stattfinden (wöchentlich, monatlich)?
Ein sog. Einkaufs-Dashboard als zentrales Tool bietet den Vorteil, dass alle relevanten Kennzahlen und deren Auswertungen in standardisierter Form auf Knopfdruck übersichtlich bereitgestellt werden. Im Unterschied zu herkömmlichen Auswertungsmethoden bereiten Dashboards die erfolgsrelevanten Informationen in Echtzeit und visuell ansprechend auf.
Abschließend lässt sich festhalten, dass die Vorteile bei der Erhebung von Kennzahlen den entgegenstehenden Aufwand deutlich überwiegen: Der Einkauf ist stets über seine Leistung informiert und kann daraus geeignete Maßnahmen ableiten. Nicht zu verachten ist außerdem die Stärkung seines internen Stellenwerts aufgrund einer regelmäßigen Kommunikation der erhobenen Zahlen.
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