Mit welchen Herausforderungen und Hindernissen die Beschaffungsstellen beim Aufbau bzw. bei der Umstrukturierung ihres Einkaufsbereichs hin zu einer effizienten, innovativen und strategischen Beschaffungsstelle konfrontiert werden, erklärte Matthias Berg, Leiter KOINNO, in der aktuellen September-Ausgabe des Behördenspiegels.
Ein Schwerpunkt der KOINNO-Aktivitäten sind kostenfreie Beratungsprojekte für öffentliche Auftraggeber. Wie viele Beratungsprojekte hat das KOINNO-Team bisher betreut?
Matthias Berg (Leiter KOINNO): Aktuell starten wir unser 27. Beratungsprojekt. Die Beratung selbst bieten wir im dritten Jahr an. Das spannende ist und bleibt das breite Spektrum unserer Auftraggeber. Wir beraten Bundeseinrichtungen, öffentliche Auftraggeber aus dem kommunalen Umfeld, regionale Versorger, Kliniken sowie Institute und Häuser aus dem Bildungs- und Wissenschaftsumfeld. Wir sehen hierdurch viele unterschiedliche Strukturen und Organisationsformen, aber auch viele Gemeinsamkeiten bei den Hindernissen und Herausforderungen.
Welche Themen bzw. Schwerpunkte wurden dabei abgedeckt?
MB: Die Themen variieren sehr stark. Grundsätzlich sind Beratungen zu allen Fragen rund um den innovativen Einkauf möglich, z.B. Bestandsanalyse der Einkaufsorganisation und Ableitung von Handlungsempfehlungen, Optimierung von Beschaffungsprozessen oder Begleitung bei der Durchführung eines konkreten Beschaffungsvorhabens zum Einkauf eines innovativen Produktes.
Ausganspunkt für viele Beratungen ist die Frage, wie aus der betreffenden Institution konkret eine innovative Beschaffungsstelle werden kann. Weitere Schwerpunkte sind die Umsetzung strategischer und komplexer Beschaffungs- und Vergabeinstrumenten wie Innovationspartnerschaft, wettbewerblicher Dialog, Verhandlungsverfahren oder auch der vorkommerziellen Auftragsvergabe. Viele Institutionen suchen nach Unterstützung bei Struktur- und Prozessanpassungen bzw. konkreten Beschaffungsprojekten mit Fokus auf innovativen Produkten und Dienstleistungen.
Die Projekte haben deshalb auch sehr unterschiedliche Laufzeiten und Intensitäten. Die Dauer variiert zwischen vier Wochen bis hin zu zwei Jahren.
Welchen Herausforderungen müssen sich die Beschaffungsstellen bei einer Umstrukturierung stellen?
MB: Allen Anfragen ist gemein, dass wir zunächst die bestehenden Strukturen – Strategie, Prozesse, Richtlinien, Ressourcen, Einbindung, etc. – beleuchten und stets an einer stärkeren Präsenz und Mandatierung der Beschaffung in den Häusern arbeiten. Denn hier liegt meist das größte Defizit, da häufig strategische Titel zu finden sind, aber weder klare Strategien oder eineindeutige Aufträge dahinterliegen. Im schlimmsten Fall ist die Beschaffung mehr Servicestelle und Abwickler als innovative Beschaffungsstelle. An diesem Bild feilen wir deutlich und erkämpfen gemeinsam eine klare Aufwertung, z.B. für eine stärkere Innovationsorientierung und eine frühzeitige Einbindung des Einkaufs.
Welche Schlüsse können aus den Erfahrungen des KOINNO-Teams mit den Projekten gezogen werden?
MB: Nur über eine innovativ-strategische Beschaffungsstelle kann kontinuierlich und wiederholt Mehrwert geschaffen und Ziele, wie eine stärkere Innovationsorientierung oder die Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten, erreicht werden. Zwar können auch operativ arbeitende Beschaffungsstellen über traditionelle Prozesse, z.B. offene Ausschreibung und Leistungsverzeichniserstellung, innovative Ziele erreichen – jedoch in deutlich geringerem Maße.
Was muss sich bei öffentlichen Beschaffungsstellen konkret ändern, damit diese effizienter und wirtschaftlicher werden?
MB: Auf der Leitungsebene muss zunächst grundsätzlich das Potenzial der Beschaffung erkannt werden. Eine innovative und effiziente Beschaffung zeichnet sich nicht durch eine hohe Quantität an Angeboten und Vergaben aus. Es geht vielmehr um das Erschließen von Bündelungs- und Standardisierungspotenzialen bei einfachen und wenig werthaltigen Produkten, um Raum für komplexe Produkte und Dienstleistungen zu bekommen.
Nur wenn Beschaffer über entsprechende Expertise und Ressourcen verfügen, können Sie die Warengruppen mit einer Strategie belegen, alte Ausschreibungsroutinen umstellen, in eine aktive Marktforschung gehen und somit den Bedarfsträgern innovative Produkte und Dienstleistungen vermitteln. Dann können sie Finanzmittel optimal einsetzen und die prozessualen Herausforderungen minimieren. In den Häusern braucht es daher einen klaren Auftrag und Anspruch an die Beschaffer. Sie müssen ein klares Mandat erhalten und mit den Ressourcen ausgestattet werden.
(Die Fragen stellte Bianka Blankenberg, BME)