Innovative Lösungen zu beschaffen ist ein langer Prozess, in dem viele interne und externe Personen involviert sind. Diese beiden Gegebenheiten führen dazu, dass sich das Arbeiten in Beschaffungsprojekten unter Anwendung von traditionellem und agilem Projektmanagement anbietet.
Interdisziplinäre Projektarbeit fördert die Entwicklung von Innovationen
Ideen sind die Grundlage dafür, dass Erfindungen (Inventionen) und somit Innovationen entstehen können. Urheber dieser Ideen sind die Mitarbeiter mit ihrem Know-how und ihrer Kreativität. Das dadurch vorhandene Potential gilt es zu Gunsten der Organisation nutzbar zu machen. Sprich: die Rahmenbedingungen so zu gestalten, dass Kreativitäts- und Innovationsprozesse gefördert werden.
Das bereichsübergreifende Arbeiten in Projekten ist eine Art und Weise, wie dies bewerkstelligt werden kann.
Das liegt an zwei Aspekten: die Projektteams bestehen aus Personen, die unterschiedliche Erfahrungen und Know-how einbringen und somit durch die Zusammenarbeit die Entwicklung von Ideen beflügeln. Je interdisziplinärer diese Teams zusammengesetzt sind, desto unterschiedlicher sind die Kompetenzen und desto besser – so die Theorie – dann auch das Projektergebnis (→ KOINNO-Toolbox). Die Projektarbeit ist dementsprechend in ein ganzheitliches Projektmanagement eingebettet, um die Zusammenarbeit zu koordinieren und zu moderieren, aber auch um auf die Einhaltung der Rahmenbedingungen wie Budget, Zeit und Prozesse zu achten.
Der andere Aspekt betrifft die Anwendung von agilen Methoden im Rahmen von Projekten. Hier sind neuerdings vor allem bestimmte agile Methoden wie Brainwriting/ Brainstorming (→ KOINNO-Toolbox) oder auch Design-Thinking am Bekanntesten.
Aber was sind Projekte eigentlich?
Ein Projekt ist erst einmal eine Arbeitsform, die von anderen Arbeitsformen wie Routinetätigkeiten und Prozessmanagement abzugrenzen ist.
Projekte zeichnen sich dadurch aus, dass sie einmalige Vorhaben mit strategischer Bedeutung sind, in denen in einem begrenzten Zeitraum in einem interdisziplinären Team etwas Neuartiges erarbeitet werden soll. Das Ziel des Projektes wird demnach vorgegeben, ebenso wie der zeitliche und finanzielle Rahmen (Projektbudget). Es gibt eine ganzheitliche und komplexe Aufgabenstellung, die ein überdurchschnittliches Engagement in der Projekt(mit)arbeit erfordert und deren Ergebnisse zu einem Know-how-Vorsprung führen.
Der Erfolg von Projekten hängt vom Projektmanagement ab. Welche Managementform geeignet ist, wird von den folgenden Faktoren bedingt:
- Projektbudget
- Projektdauer
- Anzahl der beteiligten Organisationseinheiten
- Neuartigkeit des Vorhabens
Dabei kann das Projektmanagement eher auf traditionelle Art, d.h. mit einer zeitaufwendigen Planung und genauen Umsetzung, oder in agiler Form durchgeführt werden.
Agilität wird mit Wendigkeit und Anpassungsfähigkeit übersetzt und bedeutet im Kontext der Projektarbeit, dass diese eher iterativ und adaptiv stattfindet. Das heißt, dass es keine ausgedehnte Planungsphase zu Beginn eines Projektes gibt, sondern dies gemeinsam schrittweise unter Einbezug neuer Entwicklungen festgelegt wird. Folglich hängt der Projekterfolg von der Qualität der Kommunikation mit den Stakeholdern ab.
Mittlerweile gibt es allerdings auch hybride Projektmanagementformen, in denen Elemente aus beidem vereint werden. Welche Variante besser ist, hängt von der Art des Projektes ab.
Warum das Arbeiten in Projekten auch in der öffentlichen Beschaffung sinnvoll ist
Die öffentliche Beschaffung als Verwaltungseinheit steht im Spannungsverhältnis zwischen den Vorstellungen und Ansprüchen der internen Fachabteilungen/ Bedarfsträgern und den auf dem Markt existierenden Produkten und Dienstleistungen. Somit haben öffentliche Beschaffer von vorneherein im Laufe des gesamten Beschaffungsprozesses mit unterschiedlichen Stakeholdern zu tun.
Allein auf Grund dieser strukturellen Gegebenheit, bietet sich das Arbeiten in ganzheitlichen Beschaffungsprojekten an. Insbesondere dann, wenn es um die Beschaffung eines bisher unbekannten Beschaffungsgegenstandes oder die Entwicklung einer innovativen Lösung geht, die einen hohen Komplexitätsgrad aufweist (→ KOINNO-Toolbox).
Die Form des Projektmanagements hängt stark vom Beschaffungsgegenstand und somit von der Projektart ab. Nicht immer ist das agile Projektmanagement dabei das Mittel der Wahl.