Wieso sollte ausgerechnet eine Standardisierung zu mehr Innovationen in der öffentlichen Beschaffung führen? Würde man nicht eher vermuten, dass durch das Setzen von Standards die systematische Beschaffung von Innovationen gehemmt wird? Das KOINNO wird sich in den nächsten Monaten diesen Fragen verstärkt widmen und gemeinsam mit Experten aus der Praxis mögliche Standards erarbeiten.
Gerade in den frühen Phasen des Beschaffungsprozesses erkennt man eine eher heterogene Ausgestaltung. Dies betrifft insbesondere die Phasen vor der eigentlichen Ausschreibung. Dazu zählen vor allem das Bedarfsmanagement sowie die Beschaffungsmarktforschung (oder auch Markterkundung).
Neben der Beschaffung spielen zwei weitere Akteure hier eine besonders wichtige Rolle: die Bedarfsträger sowie die potenziellen Lieferanten. Gerade an diesen beiden entscheidenden Schnittstellen entstehen häufig Informationsasymmetrien und Unsicherheiten.
Die Ideen zur Beschaffung von Innovationen kommen meist von den Bedarfsträgern. Sie verfügen in der Regel über alle nötigen Informationen bezogen auf die Problemstellung, d.h. sie sind in der Lage, ihren Bedarf zu beschreiben. Potenzielle Lieferanten hingegen verfügen über Informationen hinsichtlich ihrer Fähigkeit zur Problemlösung. Aufgabe der Beschaffung ist es nun, diese beiden Informationsstände zu kombinieren und so Bedarfsträger und potenzielle Anbieter zusammenzuführen, um letztendlich Innovationen zu realisieren. Dies kann jedoch nur gelingen, wenn die Beschaffung frühzeitig über Bedarfe in Kenntnis gesetzt wird und so bereits bei der Ideenentwicklung involviert ist.
Die Entwicklung eines systematischen Vorgehens, eines sog. Standards, könnte hier Abhilfe schaffen.
Wie kann Standardisierung zu mehr Innovationen führen?
Bei einem Standard handelt es sich um eine vergleichsweise einheitliche oder vereinheitlichte, von bestimmten Kreisen anerkannte und meist auch angewandte (oder zumindest angestrebte) Art und Weise, etwas herzustellen oder durchzuführen, die sich gegenüber anderen Arten und Weisen durchgesetzt hat*. Ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal zur sog. Norm ist, dass der Standardisierungsprozess nicht zwingend unter Einbeziehung aller interessierten Kreise und der Öffentlichkeit abläuft. Derartig entwickelte Standards können durchaus die Basis für spätere Normen sein. Die Entwicklung von Standards verfolgt das Ziel, die Effizienz und Effektivität von Geschäftsprozessen innerhalb und zwischen Unternehmen zu steigern.
Überträgt man dieses Verständnis auf die öffentliche Beschaffung, ergeben sich mehrere Ansatzpunkte für eine Standardisierung. Innerhalb von KOINNO möchten wir den Fokus zunächst auf die drei folgenden Hebel legen:
- Standardisierung des Beschaffungsprozesses unter Berücksichtigung der Anforderungen für die Beschaffung von Innovationen.
- Standardisierung der Art und Weise der Bedarfsspezifikation von Innovationen, d.h. die Art und Weise wie Bedarfe an die Beschaffungsstellekommuniziert werden.
- Standardisierung der Interaktion mit der Anbieterseite
Entstehen von Standards
Die Entstehung eines Standards folgt in der Regel einem festen Vorgehen. Die im nachfolgenden beschriebene Vorgehensweise orientiert sich am Standardisierungsmodell nach de Vries².
Standards werden üblicherweise von Unternehmen oder anderen Organisationen für den internen Gebrauch entwickelt. Aber auch Unternehmenskonsortien oder Regierungsstellen entwickeln Standards.
Standards beinhalten typischerweise technische Spezifikationen oder andere präzise Kriterien, die sicherstellen, dass Materialien, Produkte, Prozesse, Dienstleistungen, Systeme oder Personen für den vorgesehenen Zweck geeignet sind. Sie können aber ebenfalls Prüfverfahren, Verfahrensregeln, Managementsystemnormen, Empfehlungen oder Leitlinien für eine vereinbarte „Best-Practice“ sein.
Wenn ein Standard in die Geschäftsprozesse der breiten Öffentlichkeit implementiert und dort genutzt wird, können daraus diverse positive Effekte resultieren. Bezogen auf die Prozesse können dies u.a. sein:
- Erhöhte Prozessqualität
- Reduzierte Durchlaufzeiten
- Reduzierte Prozesskosten
- Verbesserte Reaktionszeiten
Können Standards also tatsächlich für mehr Innovationen in der öffentlichen Beschaffung sorgen? Ziel ist es zumindest, dass Beschaffer, Bedarfsträger und Anbieter auf dem Weg hin zur Innovation besser miteinander in den Austausch kommen können.
Die KOINNO-Standardisierung als neues Element im Leistungsportfolio
KOINNO wird zukünftig Standardisierungspotenziale im Beschaffungsprozess sowie in den Schnittstellenprozessen untersuchen.
Ziel ist es, gemeinsam mit Expertinnen und Experten aus der Praxis Standards im öffentlichen Beschaffungsprozess zu definieren, die als Orientierungshilfe für öffentliche Auftraggeber zur Umsetzung einer innovativen öffentlichen Beschaffung dienen sollen.
Werden Sie Teil einer unserer vier Arbeitsgruppen
- Bedarfsmanagement
- Beschaffungsmarktforschung
- Beschaffungsvergabe
- Beschaffungsabwicklung
und tragen Sie dazu bei, eine Orientierungshilfe für öffentliche Auftraggeber zur Umsetzung einer innovationsorientierten öffentlichen Beschaffung zu erstellen.
Unterstützen Sie das KOINNO bei dem Vorhaben, Innovationspotenziale für öffentliche Auftraggeber sichtbar und intuitiv anwendbar zu machen.
Bei Interesse freuen wir uns über Ihre E-Mail an judith.jung(at)bme.de
Quellen:
*https://www.ihk-koblenz.de/unternehmensservice/innovation-und-technologieberatung/normung-und-normen/definition-normen-standards-3325396
²Hesser et al. 2010, S. 1