Die Vorteile einer innovativen Beschaffung sind hinlänglich bekannt. Doch wie kann die notwendige Implementierung einer Einkaufs-/Beschaffungsstrategie erfolgen? Welche Akteure müssen dabei zusammenwirken und welche Stellschrauben müssen betätigt werden?
Die Bedeutung der Beschaffung zur Erfüllung ihrer Aufgaben unterscheidet sich bei verschiedenen öffentlichen Einrichtungen stark. Während bei allgemeinen Verwaltungen die Beschaffung eine nur untergeordnete Rolle spielt und der größte Anteil der Wertschöpfung durch die Einrichtungen selbst erzielt wird, besteht in anderen Bereichen wie etwa der Bau- und Liegenschaftsverwaltung ein beachtlicher Teil der Aufgaben in der effizienten Vergabe von Mitteln. Die zunehmende Auslagerung bestimmter öffentlicher Aufgaben auf private Dienstleister wird hier deutlich.
Die Aufgaben der öffentlichen Einrichtungen beeinflussen somit wesentlich, welcher Stellenwert der Beschaffung zukommt. Einrichtungen mit beträchtlichen Anteilen des Einkaufs an ihrer Wertschöpfung werden eher geneigt sein, sich mit der strategischen Positionierung ihres Einkaufs am Markt auseinander zu setzen. Aber auch bei Einrichtungen mit geringen Anteilen des Einkaufs an der Wertschöpfung lassen sich unterschiedliche organisationspolitische Priorisierungen des Themas beobachten.
Kernthemen bei der Neuausrichtung des Einkaufs
Ausgangspunkt für die Innovationsorientierung der öffentlichen Beschaffung ist daher die Entwicklung einer eigenen Beschaffungsstrategie und ihre konkrete Ausgestaltung.
Die Professionalisierung des Einkaufs und die Ausschöpfung von Einsparpotenzialen sowohl bei den Beschaffungskosten als auch bei der Verfahrensabwicklung zählen bei nahezu allen Einrichtungen zu den wesentlichen Zielsetzungen.
Damit gehen Fragen der Aus- und Weiterbildung der Beschaffungsverantwortlichen sowie der Struktur der Beschaffung einher.
Darüber hinaus wird die Neuausrichtung des Einkaufs bei einigen Organisationen mit der expliziten Formulierung weitergehender Zielsetzungen wie sozialer, ökologischer oder innovativer Aspekte verbunden.
Beeinflusste Ansatzpunkte der innovativen Beschaffung
- Beschaffungsstelle (Ressourcen und Kultur)
- Beschaffungsprozess
- Personal (Motivation und Kompetenzen)
- Beschaffungsobjekt
- Integration/Kommunikation intern (Bedarfsträger, mit anderen Abteilungen)
Betroffene Akteure der innovativen Beschaffung
- Operative Politikebene (Bürgermeister, Amtsleiter, Management öffentlicher Einrichtungen und Unternehmen etc.)
- Stategische Politikebene (Strategie, Ziele und Überwachung --> Ministerien)
- Manager der Beschaffungsstelle
- Operativer Beschaffer
Die Formulierung einer Beschaffungsstrategie im Detail
1. Beschaffungsstrategie als unerlässliche Voraussetzung zur Implementierung der innovativen Beschaffung
Im Bereich des öffentlichen Sektors werden die Zielstellungen bzw. Anforderungen an die Vergabe- /Beschaffungsstellen von Seiten der Politikebene vorgegeben. Daran ausgerichtet, bildet die weitere Präzisierung und Operationalisierung dieser Zielvorgaben, in Form einer Beschaffungsstrategie, den ersten Schritt zur Implementierung von strategischen Zielen, wie der innovativen Beschaffung.
Die folgende Abbildung illustriert in Form eines Rationalitätenmodells die Abläufe innerhalb des öffentlichen Sektors sowie die Schritte hin zu einer vollumfänglichen Implementierung, Steuerung und Zielerreichung:
²Schedler/Proeller (2011)
2. Inhalte einer Beschaffungsstrategie
Von Seiten der wissenschaftlichen Beschaffungsforschung, sollte folgende Aspekte im Zuge einer Beschaffungsstrategie definiert und operationalisiert werden:
³Cousins, D./Spekman, R. (2003)
Folglich sollten in einer Beschaffungsstrategie zur innovativen Beschaffung mindestens folgende Bereiche ausgearbeitet und präzisiert werden:
- Wirkungskreis, Anwendungsbereich
- Rechtliche Grundlagen und andere relevante Dokumente
- Ziele (Innovation, langfristige Wirtschaftlichkeit etc.), Werte und Grundsätze
- Organisationsstruktur (Organigramm) bzw. Prozessbeschreibungen (Beschaffungsprozess) mit Kompetenzen (Anforderungsprofil) und Zuständigkeiten/Limits
- Umgang mit Zulieferern
- Anzuwendende Instrumente bzw. andere Maßnahmen zur Implementierung der Zielstellungen und zur Sicherstellung der Prozesseffizienz
- Definition von Aspekten zur Leistungsmessung bzw. Evaluation
- Reporting/Berichtswesen
Quellen:
Schedler/Proeller (2011), New Public Management
Cousins, D./Spekman, R. (2003), Strategic supply and the management of inter-and intra-organisational relationships, in: Journal of Purchasing & Supply Management
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