Wo finde ich eigentlich Ausschreibungen, die zu meiner angebotenen Dienstleistung bzw. meinen Produkten passen könnten? Wir wollten im Vergabereport 2024 genauer wissen, wie Unternehmen die Auffindbarkeit von öffentlichen Ausschreibungen einschätzen und was sie sich u.a. in Bezug auf Leistungsbeschreibungen wünschen.
Sollten Sie Teil 1 mit dem Fokus auf Innovationskraft und Marktperspektiven noch nicht gelesen haben, finden Sie diesen hier. Teil 2 handelte von der Bedeutung des öffentlichen Sektors als Kundensegment und kann hier gelesen werden. In Teil 3 haben wir die Selbsteinschätzung der Unternehmen zu ihrem Wissen über Beschaffungsprozesse behandelt. Das lesen Sie hier.
Die folgenden Fragen und Aussagen waren ausschließlich Teil des Fragebogens für erfolgreiche Bieter. Die Abbildung 12 veranschaulicht, wie Unternehmen die Übereinstimmung ihrer Leistungen und Produkte mit den Anforderungen öffentlicher Ausschreibungen bewerten.
Ein beachtlicher Anteil von 16 % der Unternehmen stimmt der Aussage, dass sie selten Ausschreibungen finden, die zu 100 % mit ihren Leistungen und Produkten übereinstimmen, voll und ganz zu. Weitere 19 % der befragten Unternehmen stimmen dieser Aussage eher zu. Dies impliziert, dass über ein Drittel der Unternehmen angibt, Schwierigkeiten bei der Suche nach geeigneten Ausschreibungen zu haben.
Auf der anderen Seite stehen 32 % der Unternehmen der Bewertung der Frage unentschlossen gegenüber. Zudem stimmten 19 % der Unternehmen eher nicht zu, dass sie selten passende Ausschreibungen finden, und knapp 10 % lehnten diese Aussage völlig ab. Dies zeigt, dass es eine bedeutende Anzahl von Unternehmen gibt, die durchaus Ausschreibungen finden, die gut zu ihren Angeboten passen.
Abbildung 12: Wir finden selten öffentliche Ausschreibungen, die zu 100 % mit unseren Leistungen und Produkten „übereinstimmen“.
Die gemischten Erfahrungen könnten darauf hinweisen, dass die Passgenauigkeit von Ausschreibungen stark von der spezifischen Branche und den angebotenen Leistungen der Unternehmen abhängt. Dies unterstreicht die Notwendigkeit, Ausschreibungen klar und detailliert zu formulieren, um die passenden Anbieter besser zu erreichen.
Die Passgenauigkeit kann durch eine umfassende Markterkundung durch die öffentlichen Auftraggeber erhöht werden. Je besser das Marktverständnis der Ausschreibenden ist, desto eher finden markt- oder branchenspezifische Besonderheiten Berücksichtigung und innovative Aspekte werden einbezogen.
Die Abbildung 13 basiert auf der Frage: „Wir finden es leicht, öffentliche Ausschreibungen zu finden, die auf unsere Unternehmensangebote passen.“ Ein beachtlicher Anteil der Unternehmen, nämlich 17 %, bekundete vollumfänglich Zustimmung zu der Aussage, dass sie es als leicht empfinden, öffentliche Ausschreibungen zu identifizieren, die auf ihre Unternehmensangebote passen.
Weitere 17 % der Unternehmen stimmten dieser Aussage eher zu, was insgesamt zeigt, dass etwa ein Drittel der Unternehmen diese Herausforderung als relativ gering ansieht.
Abbildung 13: Wir finden es leicht, öffentliche Ausschreibungen zu finden, die auf unsere Unternehmensangebote passen.
Demgegenüber steht ein höherer Anteil der Unternehmen, die Schwierigkeiten bei der Auffindbarkeit passender Ausschreibungen angeben. 22 % der Unternehmen stimmten der Aussage eher nicht zu, und 17 % stimmten gar nicht zu, dass sie leicht passende Ausschreibungen finden können.
Dies signalisiert, dass fast 40 % der Unternehmen Probleme bei der Suche nach geeigneten Ausschreibungen haben. Etwa 25 % der Unternehmen bewerteten ihre Erfahrungen als „teils/teils“, was auf gemischte Einschätzungen und möglicherweise branchenspezifische Unterschiede hinweist.
Diese Ergebnisse zeigen, dass die Meinungen der Unternehmen zur Auffindbarkeit passender Ausschreibungen stark variieren. Während ein Drittel der Unternehmen die Suche nach passenden Ausschreibungen als relativ einfach empfindet, berichtet ein bedeutender Teil von Schwierigkeiten.
Die gemischten Erfahrungen und die Unterschiede in den Einschätzungen könnten darauf hinweisen, dass es Potenzial für Verbesserungen bei der Zugänglichkeit und Strukturierung von Ausschreibungsplattformen gibt. Eine zentralisierte und klar strukturierte Ausschreibungsplattform könnte möglicherweise dazu beitragen, die Auffindbarkeit passender Ausschreibungen für alle Unternehmen zu verbessern.
Wie Unternehmen die Aussage bewerten, dass sie öffentliche Ausschreibungen oft erst dann finden, wenn die Abgabefrist für die Erstellung eines Angebots bereits nicht mehr ausreichend ist, zeigt Abbildung 14.
Eine Analyse der Daten zeigt, dass lediglich fünf Prozent der Unternehmen die Aussage voll und ganz unterstützen, während 14 Prozent der Unternehmen eine eher zustimmende Haltung einnehmen. Dies lässt den Schluss zu, dass insgesamt 19 % der Unternehmen von diesem Problem häufig betroffen sind. Rund 30 % der Unternehmen bewerteten die Aussage mit „teils/teils“.
Demgegenüber stehen 22 % der Unternehmen, die der Aussage eher nicht zustimmen, sowie 24 %, die sie vollständig ablehnen. Somit lässt sich ableiten, dass nahezu die Hälfte der Unternehmen die Auffassung vertritt, dass sie öffentliche Ausschreibungen nicht häufig zu spät finden.
Abbildung 14: Wir finden öffentliche Ausschreibungen häufig erst dann, wenn die Abgabefrist für die Erstellung eines Angebots für uns bereits nicht mehr ausreichend ist.
Die gemischten Erfahrungen weisen auf ein gewisses Verbesserungspotenzial hinsichtlich einer effektiven Ausschreibungsrecherche einiger Unternehmen, ebenso wie ein Verbesserungspotenzial öffentlicher Auftraggeber bei der Bekanntmachung und Zugänglichkeit von Ausschreibungen hin.
Was könnte helfen, um die Hürden zu überwinden?
- Automatisierte Benachrichtigungen und Erinnerungsfunktionen der öffentlichen Ausschreibungsplattformen
- Ein besseres Verständnis von Fristen der verschiedenen Vergabeverfahren könnte zu einer schnelleren Auswahl von passenden Ausschreibungen führen.
- Eine bessere Verbreitung und leichtere Auffindbarkeit der Ausschreibungen könnten dazu beitragen, dass mehr Unternehmen ausreichend Zeit haben, um ihre Angebote fristgerecht einzureichen.
Mehrheit der Unternehmen befürwortet zentrale Ausschreibungsplattform
Ein signifikanter Anteil der Unternehmen (51 %) stimmte der Aussage voll und ganz zu, dass sie häufiger nach öffentlichen Ausschreibungen suchen würden, wenn es eine zentrale Ausschreibungsplattform gäbe (s. Abbildung 15). Weitere 24 % stimmten dieser Aussage eher zu.
Über drei Viertel der Unternehmen betrachten demzufolge eine zentrale Ausschreibungsplattform als hilfreich und förderlich für ihre Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen. Nur etwa 8 % der Unternehmen bewerteten die Aussage mit „teils/teils“. Ein kleinerer Anteil von 6 % stimmte der Aussage eher nicht zu, und weitere 6 % stimmten gar nicht zu, dass eine zentrale Ausschreibungsplattform ihre Suchhäufigkeit erhöhen würde. Ein Anteil von 5 % der Unternehmen hat keine Antwort auf diese Frage gegeben.
Diese Ergebnisse deuten darauf hin, dass die überwiegende Mehrheit der Unternehmen eine zentrale Ausschreibungsplattform begrüßen würde. Eine solche Plattform könnte die Auffindbarkeit von Ausschreibungen erheblich verbessern und dazu beitragen, dass mehr Unternehmen die Möglichkeit haben, an öffentlichen Vergaben teilzunehmen.
Dies könnte besonders für kleinere Unternehmen von Vorteil sein, die möglicherweise nicht die Ressourcen haben, um auf mehreren Plattformen nach Ausschreibungen zu suchen. Unternehmen müssten sich dadurch nicht auf verschiedenen Portalen registrieren und sich in ihre Strukturen und Funktionen einarbeiten, sondern hätten bestenfalls ihre Daten und Unterlagen zentral abgelegt.
Abbildung 15: Wir würden häufiger nach öffentlichen Ausschreibungen suchen, wenn es eine zentrale Ausschreibungsplattform gäbe.
Aktuell stellen die vielzähligen Vergabe-Plattformen eine Hürde dar. Insbesondere für Startups und KMU ist es oft schwierig, Ausschreibungen zu entdecken, die genau zu ihren Angeboten passen, was die Teilnahme an öffentlichen Vergaben erschwert. Die derzeitige Struktur der Ausschreibungssystematik behindert teilweise, dass Nachfrage und Angebot zueinander finden. Eine zentrale Plattform würde diese Hürden abbauen und sicherstellen, dass Nachfrage und Angebot besser zusammenkommen.
Zentrale Vergabeplattform als Schlüssel zur Förderung innovativer öffentlicher Beschaffung und Wettbewerbsfähigkeit
Zudem behindert die Vielzahl der bestehenden Vergabe-Plattformen die innovative öffentliche Beschaffung. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, muss es für innovative öffentliche Beschaffungen eine einzige Plattform geben. Dies würde die Transparenz und Effizienz des Prozesses erhöhen und gleichzeitig sicherstellen, dass innovative Lösungen leichter von verschiedenen Anbietern eingebracht werden können.
Eine zentrale Ausschreibungsplattform könnte die Teilnahmebereitschaft insbesondere auch von bisher unerfahrenen Unternehmen erhöhen, was zu einer größeren Vielfalt und Qualität der Angebote führen würde. Dies könnte den öffentlichen Beschaffungsprozess insgesamt verbessern und sicherstellen, dass die besten und innovativsten Lösungen zum Tragen kommen.