Der Zentrale Einkauf von Hessen Mobil Straßen- und Verkehrsmanagement erhält als erste öffentliche Beschaffungsstelle das Gold-Zertifikat. Im Interview verrät Andreas Weigmann, stellv. Leiter des Zentralen Einkaufs bei Hessen Mobil, was ihn motiviert und welche zentralen Erkenntnisse er aus dem Zertifizierungsprozess gewonnen hat.
KOINNO: Herr Weigmann, Sie sind stellv. Leiter des Zentralen Einkaufs bei Hessen Mobil – und hatten erst neulich 25-jähriges Dienstjubiläum. Herzlichen Glückwunsch! Wie lange arbeiten Sie nun schon bei Hessen Mobil und was hat sich in der Zeit bewegt?
Weigmann: Vielen Dank. Ich arbeite nun schon seit 23 Jahren in verschiedenen Stationen bei Hessen Mobil. 2014 bin ich dann zum Einkauf gekommen, der zu dieser Zeit neu eingerichtet wurde. Seitdem ist die Abteilung stetig gewachsen – nicht nur auf Grund der Mitarbeiterzahl, sondern auch in seiner Verantwortung und seinem Umfang an Beschaffungen.
Die ersten Beschaffungen haben wir für Persönliche Schutzausstattung (PSA) vorgenommen, da dies auf Grund meiner Funktion als Vorsitzender des Arbeitssicherheits-Ausschusses (ASA) für den Standort Kassel mein größtes Herzensanliegen war. Heute reicht das Spektrum an Warengruppen weit darüber hinaus. Das ist auch ein Zeichen des gewachsenen Vertrauens, das wir mittlerweile innerhalb der Organisation haben.
KOINNO: Wie ist es dazu gekommen?
Weigmann: Die Grundlage ist eine gute Kommunikation zum richtigen Zeitpunkt und auf Augenhöhe, die dann zu einer engen Zusammenarbeit führte – das ist das A und O, um verstanden und akzeptiert zu werden. Gerade in der Anfangsphase gab es Vorbehalte in den Fachabteilungen, Zuständigkeiten abzugeben und mit langwierigen Abstimmungsprozessen konfrontiert zu werden. Es hat etwas gebraucht, bis wir beweisen konnten, dass dem nicht so ist und wir als Einkauf einen Mehrwert generieren können.
Heute arbeiten wir eng mit dem Arbeitsschutzmanagement, den Fachabteilungen und dem Hessischen Competence Center Zentrale Beschaffung (HCC-ZB), die die vergaberechtliche Überprüfung und Veröffentlichung der Ausschreibungen übernehmen, zusammen. Zudem haben wir die Rückendeckung des Präsidenten von Hessen Mobil und der zuständigen Leiterin aus dem Dezernat für Finanzen. Das sind alles Indizien für den Stellenwert, den wir mittlerweile im Haus genießen.
KOINNO: Es gibt noch einen zweiten Grund, Ihnen zu gratulieren: der Zentrale Einkauf von Hessen Mobil wurde als erster öffentlicher Auftraggeber mit dem Gold-Zertifikat im Rahmen der KOINNO-Zertifizierung belohnt. Herzlichen Glückwunsch auch hierfür! Wenn Sie nun auf den gesamten Prozess der Zertifizierung zurückblicken, was hat es Ihnen gebracht und was hat sich dadurch verändert?
Weigmann: Es gab mehrere wesentliche Punkte: für die Teilnahme an der Zertifizierung war es notwendig, sich Zeit zu nehmen und einen Schritt zurückzumachen, um den Blick auf das große Ganze zu öffnen, was im Alltagsgeschäft kaum möglich ist. Das allein hat zu einer stärkeren Selbstreflexion und einigen Denkanstößen geführt. So haben wir bspw. unsere Beschaffungsstrategie angeschaut und weiterentwickelt.
Der Blick von außen, also ein Vergleich mit anderen oder ein neutrales Feedback von außen, um die eigene Situation und das bisher Erreichte einordnen zu können, war ein wichtiger Impuls und eine Bestätigung für unsere eigene engagierte Arbeit. Der Online-Fragebogen in der Bronze-Stufe hat dahingehend erste Hinweise gegeben, auch wenn ich nicht dachte, dass wir sie bestehen würden. Weitere Klarheit bekamen wir dann in der Silber-Stufe im Vor-Ort-Audit und im direkten Austausch mit KOINNO und der Universität der Bundeswehr.
Um das besser zu verstehen, sollte ich noch sagen, dass die Mitarbeiter im Einkauf – so wie ich – angelernte Fachkräfte sind, die in den Einkauf gerutscht sind und deshalb nicht von Anfang an über das notwendige Know-how verfügten. Wir haben vieles auf Grund unseres gesunden Menschenverstandes gemacht, ohne aber zu wissen, ob das nun „richtig“ ist und wir damit Erfolg haben, zumal wir oft neue Wege beschritten haben. Die Zertifizierung hat dahingehend Klarheit geschaffen und darauf sind mein Team und ich im Nachhinein stolz.
Außerdem hat sich die Wahrnehmung durch die Auszeichnung mit dem Silber- und Gold-Zertifikat verändert. Wir haben ein noch positiveres Image nach innen und außen erhalten, was sehr wichtig ist.
KOINNO: Wie geht es bei Ihnen und Hessen Mobil denn nun weiter? Können Sie uns einen Ausblick geben?
Weigmann: Auf Grund der Grundgesetzänderung von 2017, nach der ab 2021 die Verwaltung der Autobahnen auf den Bund übergehen sollen, befindet sich Hessen Mobil als Landesbehörde in unruhigen Zeiten. Auch wenn wir überwiegend mit der Verwaltung von Bundes- und Landestraßen betraut sind und wir demnach im Einkauf nicht direkt betroffen sind, ist im Zuge der Aufgabenübertragung auf den Bund eine Umorganisation angedacht, nach der überlegt wird, ein neues Dezernat für Recht und Beschaffung zu gründen, in das der Zentrale Einkauf eingegliedert werden soll.
Die Entscheidungsfindung in der Hausspitze ist dazu noch am Laufen. Persönlich halte ich es für wichtig, dass der Zentrale Einkauf als Fachbereich eigenständig bleibt, um seine Kompetenzen einbringen und Mehrwerte generieren zu können. Die Auszeichnung mit dem Gold-Zertifikat macht es amtlich, dass wir gut arbeiten und im Vergleich zu anderen für die Zukunft gut aufgestellt sind. Ich hoffe, dass wir dadurch ein Argument liefern konnten, unsere Eigenständigkeit behalten zu können.
Unabhängig davon, wurde eine hessenweite Arbeitsgruppe gegründet, die ich leiten darf, in der wir uns mit anderen Ämtern und Behörden über die Beschaffung allgemein und insbesondere über PSA ausgetauscht haben. Das führte dazu, dass wir vom Zentralen Einkauf auch Ausschreibungen für andere hessische Landesbehörden übernehmen, um Synergien zu schaffen und unser Know-how einzubringen. Ich möchte diesen behördenübergreifenden Austausch auf Landesebene gerne auf andere Warengruppen ausweiten und intensivieren.
Frau Ritter als Leiterin des HCC-ZB sowie ich sind davon überzeugt, dass eine solche ständige Arbeitsgruppe zu einem regelmäßigen gegenseitigen Lernprozess für die Anwendung von innovativen und nachhaltigen Instrumenten wie bspw. der funktionalen Leistungsbeschreibung führen kann, von dem alle Beteiligten profitieren können.
KOINNO: Vielen Dank für das Gespräch und Ihnen weiterhin alles Gute!
(Das Interview führte Jutta Ohrnberger, Projektmanagerin KOINNO).
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