Dienststellenübergreifende IT-Lösung beim Einkauf der Polizei Berlin
Die Polizei Berlin ist zweitgrößte Arbeitgeberin im Land Berlin. Mit knapp 26.000 Mitarbeitenden bewegt sie ein jährliches Haushaltsbudget in Höhe von etwa 1,8 Milliarden Euro. Der Einkauf der Polizei Berlin mit einem unmittelbar beeinflussbaren Auftragsvolumen von etwas mehr als 125 Mio. Euro im Jahr hat einen hohen Einfluss auf die Ausschöpfung der verfügbaren Kosten-, Qualitäts- und Innovationspotentiale.
Durch eine enge Verzahnung mit einsatztaktischen Erfordernissen der Zukunft versteht sich der Einkauf als Herzstück der Strategieentwicklung der Behörde und hat damit auch ein besonderes Augenmerk auf eine nachhaltige Beschaffungs-/Einkaufspraxis. Daneben gilt es im Einkauf Verfahrensabläufe zu digitalisieren.
Hierbei ist ein wichtiger Prozess der Abruf von Artikeln aus den Rahmenverträgen des Sammelbestellverfahrens (SBV) des Landesverwaltungsamtes Berlin. Der Ausbau der IT-Unterstützung für Sammelbestellungen (eWarenhaus) ist ein berlinweites Projekt, welches im Zukunftspakt Verwaltung verankert ist. Die Polizei Berlin hat sich diesem Thema angenommen und eine entsprechende IT-Lösung implementiert, die nunmehr auch durch andere Dienststellen des Landes Berlin auf einfachem Weg genutzt werden kann.
Der Prozess des Abrufs von Artikeln aus den Rahmenverträgen des SBV war bislang sehr aufwändig und zeitintensiv. Die Bedarfsmeldungen erfolgten dezentral über einen zentralen Beschaffungsbereich, der die Bestellungen an die Lieferanten weitergab. Die Übermittlung war nicht medienbruchfrei möglich, d. h. die Lieferanten mussten die Bestellungen sodann
wieder per Hand in ihren Bestellsystemen erfassen.
Projektziele
Ziel war es, die zentralen Beschaffungsbereiche administrativ zu entlasten und eine flexiblere Steuerung des Mittelabflusses bei den Bedarfsträgern zu ermöglichen. Die Bestellungen sollten direkt und medienbruchfrei an die Lieferanten übermittelt und damit eine schnellere Umsetzung der Einzelbestellungen ermöglicht werden. Gleichzeitig sollte zu den Bestellungen automatisiert eine Mittelbindung im Haushalts- und Kassensystem erfolgen.
Mehr zur Vorgehensweise erfahren Sie im kostenfreien Praxisbeispiel.